Wie is verantwoordelijk
AI Boekhouder is een dienst van d-labs it, Bakkershaven 12, 3113 BA Schiedam, KvK 86752812. Vragen over je gegevens? Mail support@dlabsit.nl.
Gebruik je de dienst zakelijk, dan ben jij verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van jouw klanten en zijn wij verwerker. Voor die situatie sluiten we een verwerkersovereenkomst met je; vraag ernaar bij aanmelding.
Je praat met een AI
De assistent is een AI-systeem, geen mens. Dat vermelden we expliciet omdat je dat hoort te weten voordat je iets deelt. Bij storingen of vragen kan wel een medewerker van d-labs it meekijken — dat doen we alleen als dat nodig is om je te helpen.
Welke gegevens we verwerken
- Je telefoonnummer — daarmee herkennen we je in Signal.
- De berichten die je stuurt, inclusief alles wat je erin zet: klantnamen, adressen, bedragen, omschrijvingen.
- Bonnetjes en foto's die je naar de assistent stuurt.
- De koppeling met je boekhoudpakket — de sleutels waarmee wij namens jou facturen mogen aanmaken.
- Technische logs van de dienst: tijdstippen, foutmeldingen, of een bericht is aangekomen.
Een factuur bevat bijna altijd gegevens van jouw klanten. Die verwerken wij dus ook, uitsluitend om de factuur voor je te maken en in je boekhouding te zetten.
Waarvoor we ze gebruiken
Alleen om de dienst te leveren: je bericht begrijpen, een conceptfactuur maken, en die na jouw akkoord in je boekhoudprogramma zetten. We gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet door, en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.
Wie we inschakelen
Om de dienst te laten werken gaan je gegevens langs deze partijen:
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| Signal | Het chatkanaal. Berichten zijn end-to-end versleuteld onderweg. |
| Anthropic | De AI die je bericht begrijpt en de conceptfactuur opstelt. |
| Je eigen boekhoudpakket | Jortt of e-Boekhouden — daar zet de assistent de factuur neer. |
| Onze hostingpartij | De server waarop de dienst draait, in een datacenter in de EU (Duitsland). |
Komt daar een partij bij, dan laten we het je weten voordat we overstappen.
Wat we bewaren, en hoe lang
Om een gesprek te kunnen voeren moet de assistent onthouden wat je eerder zei. Daarom bewaren we je gespreksgeschiedenis, de foto's die je stuurt en de sleutels van je boekhoudkoppeling op onze eigen server in de EU, gescheiden per klant.
- Gespreksgeschiedenis en bonnetjes: zolang je de dienst gebruikt, en daarna maximaal 30 dagen.
- Koppelingssleutels: tot je de koppeling intrekt of stopt met de dienst.
- Technische logs: maximaal 90 dagen.
Stop je ermee, dan verwijderen we je gegevens binnen 30 dagen. Eerder mag ook — vraag het gewoon. De facturen zelf staan in jouw boekhoudpakket; die blijven van jou, en voor die administratie geldt de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.
Je rechten
Je mag opvragen welke gegevens we van je hebben, ze laten corrigeren of laten verwijderen, en bezwaar maken tegen de verwerking. Mail support@dlabsit.nl; we reageren binnen 30 dagen. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging
De dienst draait op onze eigen servers in de EU, met versleutelde verbindingen en toegang alleen voor wie die nodig heeft. Elke klant heeft een eigen, gescheiden opslag. Absolute veiligheid bestaat niet; merk je iets verdachts, meld het dan via support@dlabsit.nl.
Deze verklaring hoort bij de besloten bèta en wordt bijgewerkt zodra de dienst verandert. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan.