Wie is verantwoordelijk
AI Boekhouder is een dienst van factuur.it, een handelsnaam van d-labs it, Bakkershaven 12, 3113 BA Schiedam, KvK 86752812. Vragen over je gegevens? Mail support@factuur.it.
Gebruik je de dienst zakelijk, dan ben jij verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van jouw klanten en zijn wij verwerker. Wat we met die gegevens mogen en moeten staat in de verwerkersovereenkomst, die hoort bij de algemene voorwaarden en geldt vanaf je aanmelding.
Je praat met een AI
De assistent is een AI-systeem, geen mens. Dat vermelden we expliciet omdat je dat hoort te weten voordat je iets deelt. Bij storingen of vragen kan wel een medewerker van factuur.it meekijken, maar alleen als jij daar in je account vooraf toestemming voor geeft.
Welke gegevens we verwerken
- Je telefoonnummer — daarmee herkennen we je in Signal.
- De berichten die je stuurt, inclusief alles wat je erin zet: klantnamen, adressen, bedragen, omschrijvingen.
- Bonnetjes en foto's die je naar de assistent stuurt.
- De koppeling met je boekhoudpakket — de sleutels waarmee wij namens jou facturen mogen aanmaken.
- Technische logs van de dienst: tijdstippen, foutmeldingen, of een bericht is aangekomen.
Een factuur bevat bijna altijd gegevens van jouw klanten. Die verwerken wij dus ook, uitsluitend om de factuur voor je te maken en in je boekhouding te zetten.
Waarvoor we ze gebruiken
Alleen om de dienst te leveren: je bericht begrijpen, een conceptfactuur maken, en die na jouw akkoord in je boekhoudprogramma zetten. We gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet door, en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.
Wie we inschakelen
Om de dienst te laten werken gaan je gegevens langs deze partijen:
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| Signal | Het chatkanaal. Berichten zijn end-to-end versleuteld tot ze op onze server aankomen; daar worden ze ontsleuteld om ze te kunnen verwerken. |
| Anthropic | De AI die je bericht begrijpt en de conceptfactuur opstelt. Anthropic zit in de Verenigde Staten: de tekst van je berichten en de bonnetjes die je stuurt gaan daarvoor buiten de EU. |
| Je eigen boekhoudpakket | Jortt of e-Boekhouden — daar zet de assistent de factuur neer. |
| Strato (IONOS) | De server waarop de dienst draait, in een datacenter in Frankfurt (Duitsland). |
| Stripe (Ierland) | De betaling van je abonnement. Je rekeningnummer of kaart gaat rechtstreeks naar Stripe; wij zien alleen of een betaling gelukt is. |
| e-Boekhouden (Nederland) | Onze eigen boekhouding. Daar maken we je facturen, met je (bedrijfs)naam, factuuradres, e-mailadres en btw-nummer. Die bewaren we zeven jaar, zoals de wet vraagt. |
| Cloudflare | De controle op het aanmeldformulier die bots tegenhoudt. |
Komt daar een partij bij, dan laten we het je weten voordat we overstappen.
Wat we bewaren, en hoe lang
Om een gesprek te kunnen voeren moet de assistent onthouden wat je eerder zei. Daarom bewaren we je gespreksgeschiedenis, de foto's die je stuurt en de sleutels van je boekhoudkoppeling op onze eigen server in de EU, gescheiden per klant.
- Gespreksgeschiedenis en bonnetjes: zolang je de dienst gebruikt, en daarna maximaal 30 dagen.
- Koppelingssleutels: tot je de koppeling intrekt of stopt met de dienst.
- Technische logs: maximaal 90 dagen.
Stop je ermee, dan verwijderen we je gegevens binnen 30 dagen. Eerder mag ook — vraag het gewoon. De facturen zelf staan in jouw boekhoudpakket; die blijven van jou, en voor die administratie geldt de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.
Je rechten
Je mag opvragen welke gegevens we van je hebben, ze laten corrigeren of laten verwijderen, en bezwaar maken tegen de verwerking. Mail support@factuur.it; we reageren binnen 30 dagen. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging
De dienst draait op onze eigen server in Frankfurt, met versleutelde verbindingen en toegang alleen voor wie die nodig heeft. Elke klant heeft een eigen, gescheiden opslag, en de sleutels van je boekhoudkoppeling staan versleuteld in onze database. Meekijken in je account kan alleen met jouw toestemming, en je ziet het terug onder Instellingen → Activiteit. Alles over hoe we dat beveiligen, en wat we nog niet hebben, staat op de pagina Beveiliging. Absolute veiligheid bestaat niet; merk je iets verdachts, meld het dan via support@factuur.it.
Deze verklaring hoort bij de bèta en wordt bijgewerkt zodra de dienst verandert. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan.